Trong danh sách bạn bè không quá nhiều của tôi, có một anh chàng luôn tràn ngập những ý tưởng. (Tôi tin rằng ai cũng có một anh bạn như thế). Lần đầu tiên gặp nhau, anh ta nói say mê về một loạt những dự án mà anh ta tham gia. Lần thứ hai gặp, những dự án đó đang tìm nhà đầu tư, cộng thêm một số dự án khả thi khác. Cứ thế, mỗi lần gặp nhau tôi lại được nghe thêm nhiều dự án ở tương lai gần nữa. Lần cuối tôi gặp anh khoảng vài ngày trước, tôi vẫn thấy anh say mê với những ý tưởng như lần đầu.
Anh bạn tôi không phải một kẻ lừa đảo, ngược lại anh ấy rất nghiêm túc với những ý tưởng của mình. Vấn đề chỉ nằm ở chỗ anh ấy không thực sự bắt tay vào làm bất cứ điều gì. Vì vậy, những thứ anh ta muốn làm sẽ luôn ở thì tương lai. Trong kinh doanh, người ta luôn đánh giá cao những người thực thi hơn những ý tưởng. Ý tưởng lớn có thể xuất hiện hàng ngày, nhưng chẳng ai chịu bỏ công sức ra biến những ý tưởng thành sự thật.
Ý tưởng thì dễ ợt, thực thi mới là tất cả
John Doerr
Định nghĩa cơ bản OKR
OKR là một phương pháp tư duy phản biện và kỷ luật liên tục nhằm đảm bảo nhân viên làm việc cùng nhau, tập trung nỗ lực để thực hiện những đóng góp có thể đo lường giúp thúc đẩy công ty tiến lên.
Nguyên văn: OKRs is a critical thinking framework and ongoing discipline that seeks to make employees work together, focusing efforts to make measurable contributions to drive an organization forward.
Ben Lamorte
OKR là viết tắt của mục tiêu và kết quả then chốt. Trong đó
- Mục tiêu là nơi mà bạn muốn đến.
- Kết quả then chốt là những dấu hiệu cho thấy bạn đã đạt được mục tiêu trên. Nói theo kiểu toán học thì là thước đo cho Mục tiêu.
Mục tiêu thường được thiết lập để đạt được trong thời gian ngắn – thường là 90 ngày. Ngày nay nhiều công ty đã kéo dài chu kì này ra thành 120 ngày bao gồm cả thời gian thiết lập, báo cáo, hoàn thành và Lesson learn. Các mục tiêu định lượng thường không tạo ra cảm hứng hành động như các mục tiêu định tính. Ví dụ trong hai câu “tôi sẽ giảm 10 cân” hay “tôi sẽ có những múi cơ săn chắc như người mẫu”, câu nào truyền cảm hứng cho bạn hơn? Dù vậy, định tính hay định lượng không phải là một nguyên tắc cứng hoàn toàn.
Đặc điểm của Objective và Key result
Objective là một cột mốc quan trọng nhất cần đạt được trong thời gian ngắn để tiến tới mục tiêu ở tương lai xa hơn. Ví dụ một vận động viên muốn trở thành nhà vô địch ở hạng cân 60kg, mục tiêu đầu tiên của anh ấy phải là giảm xuống mức cân nặng 60kg đã. Sau đó mới tính đến các yếu tố kỹ năng và phong độ.
Số lượng mục tiêu nên dừng ở con số 3 trong chu kì 90 ngày. Nhiều hơn con số này, ta sẽ gặp khó khăn trong việc phân bổ nguồn lực và sự tập trung. Thời gian đầu khi áp dụng OKR, việc chú trọng vào 1 mục tiêu duy nhất sẽ giúp bạn cảm thấy rõ nét sự cải tiến trong tổ chức.
Key Result – Kết quả then chốt là những thước đo, cũng có thể hiểu chúng là dấu hiệu cho thấy ta đã đạt được mục tiêu. Kết quả then chốt thường định lượng. Bạn cần có một hình dung nhất định về mục tiêu thì mới có thể thiết lập được kết quả then chốt chính xác. Vì vậy, chúng ta không bao giờ đặt các mục tiêu viển vông và hạn chế các mục tiêu ta không thể tự quyết. Nhiều nhóm thường thất bại trong việc thiết lập đúng kết quả then chốt trong 1-3 chu kì đầu tiên – đó là một điều bình thường.
John Doerr và nhiều tác giả nổi tiếng về OKR đều chỉ ra rằng, một Objective nên được đo lường bởi tối đa 5 Key results. Kinh nghiệm thực hành của tôi cũng cho thấy, 3 là con số hiệu quả để tối ưu nguồn lực. Hãy xem một số ví dụ điển hình sau đây
| OKR cho công ty sản xuất Gương mỹ thuật |
|---|
| Objective: Mở rộng thị trường xuống khu vực miền Trung |
| Key result 1: Tiếp xúc với 10 đại lý cấp 1 tiềm năng |
| Key result 2: Tổ chức hội nghị giới thiệu sản phẩm với 200 khách mời |
| Key result 3: Khai trương văn phòng đại diện trước tháng 3 |
| Key result 4: Tuyển 5 sale có kinh nghiệm B2B |
Objective trả lời cho câu hỏi: Cái gì là quan trọng nhất trong 90 ngày tới.
Key result trả lời cho câu hỏi: Làm thế nào ta biết mình đã đạt được mục tiêu đề ra.
Ở ví dụ trên, nếu 4 kết quả then chốt hoàn thành, thì có thể nói ta đã mở rộng thị trường xuống khu vực miền Trung. Nếu bạn cho rằng 4 key result này không đủ để đạt được mục tiêu mở rộng thị trường, hãy viết thêm. Còn nếu ngược lại hãy bỏ bớt đi, đó là cách mà Key result và Objective trở thành một bộ.
Câu hỏi đầu tiên: Thế thì OKR khác gì KPI?
OK, bạn không phải là thiểu số, ai cũng sẽ hỏi câu hỏi này thôi. Đầu tiên, sự khác biệt còn tùy thuộc quan điểm của bạn về KPI. Tôi đã viết riêng một bài OKR vs. KPI để giải thích chi tiết cho đề tài này. Ở đây có một điểm chung là Key – cả KR và KPI đều là những nhân tố then chốt. Hãy xem bảng so sánh của Ben Lamorte về KPI và OKR – trong bảng tôi để nguyên một số từ tiếng anh để tránh bạn đọc hiểu theo ý người dịch.
| YẾU TỐ PHÂN BIỆT | KEY RESULT | KPI |
|---|---|---|
| Được xác định trong ngữ cảnh hiện tại | Always | Sometimes |
| Gắn liền với lương thưởng – thu nhập | Sometimes | Often |
| OKR cấp cao nhất có thể được nhìn thấy ở cấp độ nhân viên | Almost always | Sometimes |
| Tập trung vào các công việc hằng ngày, Health metrics | Rarely | Often |
| Tăng cường sự liên kết (Align) trong nhóm và giữa các nhóm | Often | Rarely |
| Tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn & ưu tiên | Often | Sometimes |
| Kiểm soát bởi một nhóm độc lập duy nhất | Somewhat | Mostly |
| Mục tiêu có thể thiết lập từ dưới lên | Mostly | Rarely |
Khi thiết lập KPI, ban giám đốc chọn ra một bộ chỉ số được phân tích là có sức ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động kinh doanh. Các chỉ số này phản ánh sức khỏe của công ty và cần phải được theo dõi liên tục. Ví dụ công ty mạng viễn thông chọn KPI là tỉ lệ rớt mạng làm chỉ số sức khỏe của mình. Để hiểu thêm về KPI, hãy đọc thêm sách Key Performance Indicators tái bản lần thứ 3 của tác giả David Parmenter.
Cũng có rất nhiều tranh cãi xung quanh các phương pháp quản trị như KPI, BSC, … và OKR, cái nào hiệu quả nhất. Câu trả lời có lẽ là “sự phù hợp”. Tuy nhiên hãy để chúng cho các phần sau của loạt bài OKR 101. Bây giờ, bạn hãy thử sử dụng OKR framework vào việc thiết lập mục tiêu cá nhân, tôi đã hướng dẫn ở đây Sử dụng kỹ thuật OKR cho mục tiêu cá nhân. Nếu nó có tác dụng với cá nhân bạn, thì xin chúc mừng, vì có thể nó sẽ giúp bạn trong việc quản trị công ty.