OKRs là một phương pháp quản lý, trong đó O là Objective (mục tiêu) và KR là Key result (kết quả then chốt). Phương pháp này được diễn giải đơn giản như sau:
OKRs là mục tiêu và những kết quả then chốt, trong đó mục tiêu được đo lường bởi các kết quả then chốt
Một chút về OKRs
OKRs ban đầu được sử dụng thành công trong các công ty công nghệ, nổi bật là Intel, Google, Dropbox, LinkedIn,… Ngày nay nó còn rất phổ biến trong các tổ chức phi lợi nhuận, nổi tiếng nhất là quỹ Bill & Melinda Gates Foundation…
Ở Việt Nam, công ty lớn nhất đang sử dụng OKRs mà tôi biết là FPT.
Việc đưa một công cụ quản trị vào áp dụng cho cá nhân thực ra cũng không mới. Lấy ví dụ như KPIs (Key Performance Indicators), ngày nay xuất hiện hàng ngày trong cuộc sống của chúng ta. So với KPIs thì cách tiếp cận của OKRs thân thiện với mọi người hơn nhiều.
Chân dung nhân vật
Bài viết này, Tôi sẽ thử dùng kỹ thuật viết OKRs cho việc lên kế hoạch mua nhà của một cặp vợ chồng trẻ
Chân dung của cặp vợ chồng trẻ này được mô tả quả lời người chồng như sau:
Tôi làm trong lĩnh vực marketing được 5 năm, cụ thể là digital marketing – 30 tuổi
Hiện tại tôi đang sống chung với vợ 25 tuổi và con trai 12 tháng tuổi. Gia đình tôi thuộc dạng gia đình kiểu mẫu – hạnh phúc – thu nhập ổn định – tuy vợ tôi có một chút xung đột với mẹ tôi.
Tổng thu nhập gia đình tôi khoảng 40,000,000 vnđ/ tháng.
Hiện tại gia đình tôi đang ở cùng bố mẹ tôi.
Vợ chồng tôi thích làm mọi thứ cùng nhau, đặc biệt là du lịch khám phá những vùng đất mới. Tuy nhiên vì mới kết hôn chưa lâu nên chúng tôi quyết định dẹp sở thích qua một bên, tập trung cho việc xây dựng gia đình của mình.
Mục tiêu của gia đình tôi: Mua nhà chung cư để dọn ra ở riêng.
Bắt đầu bằng một mục tiêu đúng
Khi soạn thảo OKRs trong công việc, nó nên đáp ứng các yếu tố sau:
1. Ngôn ngữ đơn giản
2. Mức độ ưu tiên cao nhất,
3. Có thời hạn cụ thể
4. Tạo được động lực
5. Liên kết với bộ OKR ở cấp cao hơn
6. Mục tiêu có thể định lượng hoặc định tính, định tính sẽ truyền cảm hứng.
Vì vậy Mục tiêu của gia đình này được viết lại là:
Kết quả then chốt chính là thước đo (key results)
Kết quả then chốt là thước đo của sự hoàn thành mục tiêu.
Kết quả then chốt được viết sao cho khi ta hoàn thành hết nó, thì ta cũng đạt được mục tiêu. Vì vậy kết quả then chốt quan trọng ở sự hoàn thành ( có Outcome)
Đến đoạn này, lỗi thường gặp nhất là viết Kết quả then chốt thành danh sách việc phải làm (to-do-list). Tuy nhiên, ta nên coi kết quả then chốt là kết quả đại diện cho những việc phải làm.
Một cách viết Key results rất đơn giản mà hay sử dụng, đó là dùng thì tương lai giả định.
Giả sử bạn đang ở thì tương lai 10 năm nữa, bạn đã mua được nhà chung cư 3 tỉ đồng, và đã dọn ra ở riêng. Thì những kết quả mà bạn đã đạt được nên là:
- Một bản so sánh chi tiết ưu nhược điểm top 3 chủ đầu tư và nhà thầu hàng đầu thị trường. Từ đó chọn ra chủ đầu tư và nhà thầu phù hợp nhất.
- Trải nghiệm sống trong 6 tháng ở 3 khu vực thuận tiện công việc – sinh hoạt – học hành.
- Đảm bảo an toàn tài chính, chi phí mua nhà chiếm tối đa 70% quỹ tiết kiệm.
Đến đây ta đã có một bộ OKRs khá đầy đủ, giúp hình dung ra việc cần phải làm để đạt được mục tiêu là mua nhà. Tuy nhiên với một người viết OKRs một cách thường xuyên thì bộ OKRs này vẫn mô tả các kết quả hơi chung chung.
Viết các bộ OKRs liên kết
Nếu coi gia đình là một doanh nghiệp, thì hai vợ chồng chính là hai nhân viên trong chiến lược 10 năm của doanh nghiệp này. Khi thực thi chiến lược, việc đầu tiên cần làm là bổ nhỏ chiến lược dài hạn ra thành các chiến lược trung và ngắn hạn. Trong trường hợp này ta cần xem xét đến chiến lược ngắn hạn của cả chồng và vợ bằng cách hỏi:
Tôi sẽ làm gì để giúp hoàn thành các Key results này?
Bộ OKRs của chồng:
1. Tạo ra nguồn thu nhập cao & ổn định trong 2 năm tới.
– Thăng tiến hoặc tìm được công việc mới với mức lương 30 tr đến 50 tr
– Kiếm thêm 120tr/ năm bằng các công việc làm thêm dành cho marketing
– Xây dựng kế hoạch tài chính theo mô hình FIRE
2. Trở thành chuyên gia marketing cấp độ C
– Sở hữu kênh youtube chuyên về marketing với 100,000 người theo dõi và trung bình 10,000 lượt xem
– Xây dựng một cộng đồng chia sẻ kiến thức & kinh nghiệm marketing có 200,000 thành viên mỗi video.
– Chạy 2 chiến dịch quảng cáo với ngân sách trên 1 tỉ đồng cho nhãn hàng lớn
– Hoàn thành khóa học Master về Digital marketing
Bộ OKRs của vợ:
1. Tối ưu các khoản chi phí gia đình
– Cắt giảm 70% các khoản chi tiêu liên quan đến giải trí – mua sắm
– Cắt giảm 50% sinh hoạt phí (ăn uống, điện nước, …)
– Mỗi tháng bỏ được 25tr vào tiết kiệm
2. Phát triển nguồn thu nhập thụ động
– Trích 10% tổng thu nhập mỗi tháng đầu tư vào vnindex
– Tạo content, phát triển subcriber & tìm sponsor cho kênh youtube của chồng
Vậy là chúng ta có 4 bộ OKRs liên kết tạm ổn, đóng góp cho mục tiêu chung.
Đây là lúc bộ não của bạn sẽ tiết ra một chút Dopamine để tưởng thưởng cho nỗ lực viết OKRs của bạn. Tuy nhiên, đây mới chỉ là bước chân đầu tiên.
OKRs cần phải được thực hiện, giám sát & điều chỉnh thường xuyên.
Thực hiện và điều chỉnh
Các mục tiêu này cần phải được “truyền thông” cho càng nhiều người biết càng tốt. Việc truyền thông mục tiêu của bạn đến người khác cũng là một cách giúp bạn tự giám sát quá trình thực hiện của mình. Một nghiên cứu (tôi không nhớ rõ của ai) cho thấy rằng, càng nhiều người biết về mục tiêu của bạn thì khả năng bạn đạt được nó càng lớn.
Bên cạnh đó, OKRs cần phải được điều chỉnh dựa vào tình hình thực tế. Nếu không bạn rất dễ bị rơi vào tình trạng Ngụy biện chi phí chìm với các OKRs Trung & dài hạn.
Bài viết đã khá dài rồi. Sau khi đọc bài này, tôi biết bạn sẽ có rất nhiều câu hỏi trong đầu. Trong bài viết tôi đều dùng từ NÊN chứ không dùng từ PHẢI, bởi vì OKRs đại diện cho tinh thần phản biện – không phải một quy tắc bất biến. Các bài viết sau tôi sẽ cố gắng làm rõ từng thứ một.